Ist die Online-Mandatsannahme tatsächlich ein Must-have für Anwaltsbüros, die ohnehin schon über ein hervorragendes Kanzleimanagement verfügen oder ist sie eher ein trendiges Nice-to-have für besonders digital-affine Juristinnen und Juristen?
Neue Mandate abholen
Eine der Fragen unserer Zeit ist nicht mehr, was sich online erledigen lässt, sondern vielmehr, was nicht. Das sehen viele rechtlich Ratsuchende genauso. Bevor sie eine Anwältin oder einen Anwalt beauftragen, suchen sie online eine Kanzlei in ihrer Nähe, die auf ihren Fall spezialisiert ist oder sie schauen nach den Öffnungszeiten und Kontaktdaten der Kanzlei, die bereits ihr Vertrauen genießt. Hat das Anwaltsbüro der Wahl die Online-Mandatsannahme etabliert, kann sie neue Mandate bereits an diesem Punkt abholen und virtuell in Ihre Kanzlei begleiten. Bietet sie außerdem eine anwaltliche Kontaktaufnahme binnen 24 Stunden an, können ihre Auftraggeber mit dieser Zusage am Ende des Tages und unabhängig von Zeit und Ort schon viel erreicht haben und dem Erstgespräch gelassen entgegensehen.
Besserer Mandanten-Service mit der Online-Mandatsannahme
Bei der Online-Mandatsanbahnung spielt die Nutzererfahrung eine ebenso wichtige Rolle, wie die Art der Aufnahme bei persönlichem Kontakt. Freundliches Entgegenkommen wird in der Regel mit einem Vertrauensvorschuss belohnt. Der bessere Mandanten-Service durch die digitale Mandatsaufnahme sorgt noch vor dem ersten Gesprächstermin für einen guten Start in eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Die Wahl des Endgerätes während der Mandatsanbahnung spielt dabei in der Regel keine Rolle.
Reibungslose Workflows
Als Patientinnen und Patienten bereiten wir schon länger und immer häufiger unsere eigenen Facharzttermine digital vor, indem wir die Überweisung oder andere Dokumente in Vorbereitung auf die Konsultation per Upload einreichen. Dieses Vorgehen ist nicht selten mit der Online-Terminvergabe verbunden und wird häufig als primäre Kontaktmöglichkeit angeboten. Die guten Gründe der Arztpraxen dafür ähneln denen der Büros von Anwältinnen und Anwälten, die sich für eine digitale Mandatsaufnahme entscheiden. Das Online-Onboarding hat 24/7 geöffnet und sowohl Patientinnen und Patienten als auch Mandantinnen und Mandanten tragen durch ihre Mitwirkung zu einem reibungslosen Praxisbetrieb bei.
Qualifizierte Erstkontakte nach digitaler Mandatsaufnahme
Ob Arzt- oder Anwaltspraxis - das digitale Onboarding sensibler Daten bietet, DSGVO-konform und berufsrechtstreu ausgeführt, eine Reihe von Vorzügen. Darum laden immer mehr Anwältinnen und Anwälte über ihre Webseite, im persönlichen Kontakt oder auf dem Weg in ihr Wartezimmer mit einem Tablet, zur Verwendung eines Links oder einer App zur Online-Mandatsannahme ein. Ist eine Chatfunktion vorhanden, führt sie mit gezielten und auf Logiken basierenden Fragen zur ersten Einstufung der Angelegenheit nach rechtlichen Fachbereichen. Im Vorgriff auf den persönlichen Erstkontakt können so bereits Angaben zur Person, zu Beteiligten, zur Rechtschutzversicherung und mehr, unterschieden nach Fachbereich, gemacht werden. Dokumente, wie Berichte, Fotos und Gutachten etc. lassen sich in dieser Phase bereits durch die Mandantschaft hochladen. Auch im Verlauf der weiteren Mandatsbearbeitung sind sie mit einem Upload übertragbar. Das Kanzlei-Team importiert ein qualifiziertes Mandat in seine bevorzugte Kanzleisoftware und übernimmt bzw. delegiert die daraus resultierenden Aufgaben direkt bilateral.
Demokratische Fallbearbeitung
Sprechen wir über professionelles Kanzleimanagement zu den Bedingungen akuten Fachkräftemangels, bietet die intelligente Mandatsannahme tatkräftige Unterstützung, indem sie administrativen Aufwand erheblich verringert. Sie kann die Anzahl der telefonischen Kontakte, zu beantwortender E-Mails und zu transkribierender Daten minimieren, so auch den mit neu anzulegenden Akten verbundenen Aufwand. Außerdem managt sie das Vorliegen benötigter Unterlagen. Ist der Mandantschaft in der Online-Mandatsaufnahme ein eigener geschützter Aufgabenbereich gewidmet, lassen sich dort Dokumente miteinander teilen und Korrespondenz austauschen. Ein Status-Tracker kann Aufschluss über offene, in Bearbeitung befindliche oder noch zu erledigende Aufgaben geben, wie beispielsweise die Beschaffung von Dokumenten durch die Mandantschaft oder die Einholung einer Akteneinsicht durch die Kanzlei. Diese Kombination aus Mandanten-Mitwirkung, Service und Transparenz bezeichnen wir in Verbindung mit der Online-Mandatsaufnahme als demokratische Fallbearbeitung.
Winning Team e.syOne & NoRA DynDok
Echte Arbeitserleichterung setzt voraus, dass sich die Lösung zur Online-Mandatsannahme mit der bevorzugten Kanzleisoftware verknüpfen lässt.
Im besten Fall kollaborieren die digitale Mandatsaufnahme und das Kanzleimanagementsystem so, wie die Onboarding-Lösung e.syOne von e.Consult und die NoRA Advanced Kanzleisoftware. Das NoRA-Modul DynDok unterstützt in seiner originären Eigenschaft als No-code-platform die Masken, Formulare und Dokumente, die e.syOne für das das Onboarding neuer Mandate und für die demokratische Fallbearbeitung benötigt. DynDok nutzt individuelle Argumente und Logiken. Dadurch bestimmen Kanzleiinhaberinnen und -inhaber den Grad der Digitalisierung ihrer Fallabwicklung selbst.
Die Online-Mandatsannahme - Must-have für moderne digitale Kanzleien
Immer mehr Juristinnen und Juristen setzen auf die technologische Unterstützung bei der Mandatsgewinnung, beim Mandantenservice, bei der Fallbearbeitung und bei der digitalen Mandantenkommunikation. Wenn wir hier also das Prädikat "Must-have für moderne digitale Kanzleien" für die Online-Mandatsannahme vergeben, dann unter der Prämisse, dass die Lösung neue Mandate abholen, einen besseren Mandanten-Service bieten, reibungslose Workflows gewährleisten und eine demokratische Fallbearbeitung ermöglichen kann.
Ist die Lösung zur Online-Mandatsaufnahme ebenso gut verzahnt, wie die e.syOne Kanzlei App mit der NoRA Advanced Kanzleisoftware, sind wir überzeugt, dass sie auch Ihrem Anwaltsbüro neben der weitergehenden Professionalisierung Ihres digitalen Kanzleimanagements auch Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit zu bieten hat.
Tipp: Enthält Ihre intelligente Mandatsannahme einen Button, den die zufriedene Mandantschaft für Empfehlungen nutzen kann, kann dies schnell zu Folgemandaten führen. Dieses Feature ist aus unserer Sicht ein echtes Nice-to-have.
