E-Rechnungspflicht kommt
Ab 2025 sollen wohl alle Unternehmen im B2B-Bereich dazu in der Lage sein, sogenannte E-Rechnungen verarbeiten zu können. Dies galt bisher bereits für Rechnungssteller an öffentliche Auftraggeber des Bundes, Behörden der Bundesverwaltung und den Verfassungsorganen und wird nun erweitert. Noch feilt die Politik an den Einzelheiten; dennoch sollten Unternehmen dieses Jahr nutzen, sich auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten.
Was das eigentlich ist, warum eine PDF nicht zur elektronischen Rechnung zählt und wie das ein E-Rechnungsdateiformat (XML) aufgebaut ist, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Um das zu erklären, macht es Sinn, elektronische Rechnungen mit den bekannteren Formaten zu vergleichen: Papier- und PDF-Rechnungen.
Papierrechnung
Papierrechnungen,
wie der Name verrät, stellen Rechnungsdaten visuell auf Papier dar. Diese Rechnungen kann
man zwar einscannen, aber um die Daten elektronisch weiterzuverarbeiten (z.B. für
die Buchhaltung), müssen diese nochmals entnommen und übertragen werden - entweder
händisch oder per Texterkennungssoftware (dies nennt man Medienbruch).
Eine Papierrechnung ist keine E-Rechnung.
PDF-Rechnung
Die PDF-Rechnung ist an sich ein elektronisches Format: Sie kann elektronisch gesendet und empfangen werden – doch das macht sie noch nicht zur E-Rechnung. Tatsächlich ist die PDF-Rechnung in vielen Punkten eine Papierrechnung in digital: Auch hier müssen Rechnungsdaten zur Weiterverarbeitung entnommen und übertragen werden. Denn die Daten einer PDF sind für Maschinen nur schwer auswertbar, da sie unstrukturiert (d.h. nicht nach Parametern organisiert) sind, obwohl sie für uns visuell strukturiert wirken.
Damit ist auch die PDF-Rechnung keine elektronische Rechnung.
E-Rechnung
Elektronische Rechnungen haben ein strukturiertes Format, welches elektronisch versendet, empfangen und verarbeitet werden kann. Das bedeutet, dass die Rechnungsdatei als solches automatisch und ohne Medienbrüche (wie bei der Papier- und PDF-Rechnung) ausgewertet werden kann. Das hierfür typische Dateiformat nennt sich XML.
E-Rechnungen sind für Maschinen direkt und für Menschen mithilfe eines Texteditors lesbar.
Eine Frage ist geklärt – schon stellt sich die nächste. Wer oder was ist XML?
Die XML-Datei
XML steht für Extensible Markup Language, bedeutet so viel wie Erweiterbare Beschreibungssprache und ist eine Textdatei. Es ist ein strukturiertes Dateiformat, womit es für Maschinen lesbar ist und auch für uns Menschen, wenn man den grundlegenden Aufbau versteht.
XML ist so beliebt, da es plattformunabhängig ausgelesen werden kann (also z.B. unabhängig vom genutzten Betriebssystem).
Eine XML-Datei besteht aus Daten, die von Markierungen (tags) umgeben sind. Diese Markierungen kennzeichnen Struktur und Bedeutung der Daten. Dies macht leichte Übertragbarkeit und Verwendung in verschiedenen Kontexten möglich: Wenn in einer Rechnungsdatei jeder Posten klar definiert ist und damit für Maschinen klar identifizierbar, können die benötigten Teile der Rechnung einfach in die Buchhaltungssoftware, ein anderer in den Umsatzbericht usw. übertragen werden.
Aufbau von XML-Dateien
1. Deklaration
Eine XML-Datei beginnt immer mit einer Deklaration – diese benennt die XML-Version (fast immer 1.0) und gibt dem zu entschlüsselnden Gerät einen Hinweis darauf, mit welchem Code das Dokument verschlüsselt wurde.
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
2. Tags
Sagen wir, wir wollen eine XML-Datei mit Informationen über unseren Bürohund Ilva erstellen. Dazu müssen wir zuerst klären, wie diese Infos markiert(getaggt) werden:
Ein Tag besteht aus einem Starttag, einem Endtag und dem dazwischenliegenden Inhalt:
<NAME>Ilva</NAME>
3. Elemente
Das folgende Beispiel ist ein sogenanntes Element. Man könnte es die Oberkategorie nennen, in unserem Falle also Hund (DOG). Darunter werden Unterkategorien gelistet, beispielsweise Name, Alter, Augenfarbe usw.
<DOG>
<NAME>Ilva</NAME>
<FUR>brown</FUR>
<EYES>brown</EYES>
<AGE>11</AGE>
<GENDER>female</GENDER>
<ORIGIN>Romania</ORIGIN>
</DOG>
*Übersetzung zu 3, 4 und 6 unten
4. Attribute
Tags können Attribute enthalten, die detailliertere Informationen zu einem Tag bereitstellen können.
<DOG>
<NAME>current=”Ilva” former=”Princess”</NAME>
<FUR>colour=”brown” texture=”soft” </FUR>
<EYES>colour=”brown” </EYES>
<AGE>years=”11” months=”4”</AGE>
<GENDER>female</GENDER>
<ORIGIN>country=”Romania” City=”Bukarest”</ORIGIN>
</DOG>
Hier wurden die einzelnen Tags des Elementes DOG (Hund) näher spezifiziert: Das Alter wird nun in Jahren und Monaten angegeben, der Name enthält sowohl ihren aktuellen als auch ihren ehemaligen, die Herkunft wurde in Land und Stadt unterteilt usw.
5. Kommentare
Kommentare werden wie folgt markiert:
<AGE>years=”11” months=”4”</AGE>
<!— laut Pass; tatsächliches Alter
unbekannt -->
Setzen wir nun alle oben beschriebenen Teil zusammen, so würde eine XML-Datei über Bürohund Ilva wie folgt aussehen:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<DOG> <NAME>current=”Ilva” former=”Princess”</NAME> <FUR>colour=”brown” texture=”soft” </FUR> <EYES>colour=”brown” </EYES>
<AGE>years=”11” months=”4”</AGE> <!— laut Pass, tatsächliches Alter unbekannt --> <GENDER>female</GENDER> <ORIGIN>country=”Romania” City=”Bukarest”</ORIGIN> </DOG>
Da wir nun dazu in der Lage sind, eine XML Datei zu verstehen, müssen wir noch herausfinden, wie wir sie uns anzeigen lassen können.
Wie öffnet man eine XML-Datei?
Da eine XML-Datei eine „einfache“ Textdatei ist, kann sie mit einem beliebigen Texteditor geöffnet werden. Darunter zählen z.B. TextEdit (Mac), Microsoft Editor(Windows), Adobe Acrobat, Adobe InDesign, Microsoft Excel, Google Chrome oder Microsoft Notepad. Es gibt auch spezielle XML-Viewer, die die Informationen lesefreundlicher und ähnlich einer PDF darstellen.
Ausblick
Natürlich gehört mehr dazu, um sich auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten. Es gilt, Software zu finden, die XML-Rechnungen erstellen und verarbeiten kann, formelle Richtlinien zu prüfen uvm.
Dennoch können Sie jetzt mit den allgemeinen Begrifflichkeiten etwas anfangen und den grundlegenden Aufbau und Inhalt einer XML-Datei entschlüsseln (bestimmt ein guter Weg, jemanden beim nächsten Kneipenbesuch zu beeindrucken).
*Übersetzungen
3 (Elemente)
<HUND>
<NAME>Ilva</NAME>
<FELL>braun</FELL>
<AUGEN>braun</AUGEN>
<ALTER>11</ALTER>
<Geschlecht>weiblich</Geschlecht>
<HERKUNFT>Rumänien</HERKUNFT> </HUND>
4 (Attribute)
<HUND>
<NAME>aktuell=”Ilva” ehemals=”Princess”</NAME>
<FELL>farbe=”braun” textur=”weich” </FELL>
<AUGEN>farbe=”braun” </AUGEN>
<ALTER>jahre=”11” monate=”4”</ALTER> <GESCHLECHT>weiblich</GESCHLECHT> <HERKUNFT>Land=”Rumänien” Stadt=”Bukarest”</HERKUNFT>
</HUND>
6 (zusammengefügtes Format)
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<HUND> <NAME>aktuell=”Ilva” ehemals=”Princess”</NAME> <FELL>farbe=”braun” textur=”weich” </FELL> <AUGEN>farbe=”braun” </AUGEN>
<ALTER>jahre=”11” monate=”4”</ALTER> <!— laut Pass, tatsächliches Alter unbekannt --> <GESCHLECHT>weiblich</GESCHLECHT> <HERKUNFT>land=”Rumänien” stadt=”Bukarest”</HERKUNFT> </HUND>
